“Mijn deur staat altijd open.”

Ik heb dat zelf vaak gezegd.

En eerlijk gezegd vond ik het lange tijd ook een teken van goed leiderschap.

Je wilt tenslotte toegankelijk zijn. Je wilt weten wat er speelt. En als een medewerker ergens tegenaan loopt, wil je helpen.

Daar is op zichzelf natuurlijk niets mis mee.

Maar er zit ook een valkuil in.

Want als je niet oppast, betekent “mijn deur staat altijd open” op een gegeven moment:

“Kom maar naar mij toe, dan los ik het wel op.”

En voor je het weet ben jij als manager de drukste persoon van het team.

Ik ken dat maar al te goed

In de automotive kan je dag binnen een half uur compleet anders lopen dan je ’s morgens had bedacht. Een klant die wacht, een auto die niet klaar is, een onderdeel dat ontbreekt, iemand ziek en een planning die begint te schuiven.

En dan staat er iemand naast je bureau:

“Martin, wat zullen we hiermee doen?”

Als je al wat langer meeloopt, weet je vaak vrij snel wat er moet gebeuren.

Dus geef je antwoord.

Probleem opgelost.

Tenminste, dat dacht ik vroeger vaak.

Want een week later staat dezelfde medewerker er weer.

Met een ander probleem, maar met dezelfde vraag.

“Wat zullen we hiermee doen?”

Dan kun je jezelf afvragen: help ik deze medewerker eigenlijk wel door iedere keer het antwoord te geven?

Of leer ik hem vooral dat ik het antwoord wel geef?

Dat is voor mij precies zo’n moment waarop het Van Os Model helpt.

Niet als ingewikkelde managementtheorie. Meer als een eenvoudige check voor mezelf.

Aviate. Navigate. Communicate. Reflect.

Aviate- niet meteen in de actiestand

Mijn eerste reactie is van nature behoorlijk praktisch.

Er is een probleem? Dan lossen we het op.

Dat heeft me in mijn loopbaan vaak geholpen. Maar als leidinggevende kan diezelfde eigenschap je ook in de weg zitten.

Want niet ieder probleem dat bij jou terechtkomt, hoeft ook door jou opgelost te worden.

Dus voordat ik reageer:

Even niks.

Wat gebeurt hier eigenlijk?

Moet ik hier echt iets van vinden?

Is mijn beslissing nodig?

Of kan degene die voor me staat dit prima zelf oplossen?

Voor mij is dát Aviate.

Eerst jezelf onder controle. Niet meteen reageren omdat je toevallig het antwoord weet.

In een vliegtuig is dat niet anders. Als er iets onverwachts gebeurt, begin je ook niet zomaar aan allerlei knoppen te draaien.

Eerst vliegen. Dan verder kijken.

Navigate-waar wil je met iemand naartoe?

Daarna komt voor mij de 100 euro vraag.

Wat wil ik uiteindelijk bereiken?

Als mijn doel alleen is dat het probleem van vandaag om 10.15 uur opgelost is, kan ik waarschijnlijk het beste zelf het antwoord geven.

Lekker snel.

Maar als ik wil dat iemand over een jaar zelfstandiger is, verantwoordelijkheid neemt en zelf beslissingen durft te nemen, moet ik soms iets anders doen.

Dan moet ik niet naar het probleem kijken, maar naar de ontwikkeling van de persoon tegenover me.

Dat is Navigate.

Waar willen we naartoe?

En soms betekent de snelste oplossing van vandaag dat je juist niet de goede koers voor morgen kiest.

Communicate-probeer eens geen antwoord te geven

Dit is misschien wel de eenvoudigste om morgen uit te proberen.

Een medewerker vraagt:

“Wat moet ik doen?”

En jij zegt niet wat hij moet doen.

Je vraagt:

“Wat denk je zelf?”

Of:

“Welke mogelijkheden zie jij?”

Een vraag die ik zelf mooi vind:

“Wat zou je doen als ik er vandaag niet was?”

Dan moet iemand ineens zelf nadenken.

En wat mij door de jaren heen regelmatig heeft verrast: vaak komt er gewoon een prima antwoord.

Soms zelfs een beter antwoord dan ik zelf in gedachten had.

Natuurlijk moet je als manager soms gewoon beslissen. Ik geloof ook niet in eindeloos vragen stellen terwijl iedereen op duidelijkheid zit te wachten.

Soms moet je zeggen: dit gaan we doen.

Maar dat hoeft niet altijd.

Duidelijkheid geven betekent niet dat je ieder antwoord zelf moet geven.

Reflect-en nu eens naar jezelf kijken

Deze vind ik misschien nog wel het lastigst.

Want het is makkelijk om te zeggen dat medewerkers meer verantwoordelijkheid moeten nemen.

Maar geef je ze die ruimte ook echt?

Als mensen voor iedere beslissing bij jou komen, kun je natuurlijk denken:

Ze moeten zelfstandiger worden.

Maar je kunt ook een andere vraag stellen:

Wat doe ik waardoor ze blijkbaar denken dat ze voor iedere beslissing bij mij moeten zijn?

Die komt wat dichterbij.

Misschien heb je in het verleden te vaak dingen overgenomen.

Misschien zeg je dat iemand zelf mag beslissen, maar vertel je achteraf uitgebreid hoe jij het gedaan zou hebben.

Of misschien is gewoon nooit duidelijk afgesproken waar iemand zelf over mag beslissen.

Reflect betekent voor mij niet dat je na iedere werkdag een half uur met een notitieboek moet gaan zitten.

Soms is één vraag voldoende:

Heb ik vandaag mensen geholpen om zelfstandiger te worden, of heb ik vooral veel problemen voor ze opgelost?

Als instructeur moet ik soms ook niet ingrijpen

In het zweefvliegen herken ik precies hetzelfde.

Als instructeur zie je vaak eerder dan de leerling dat iets niet helemaal goed gaat.

De neiging om in te grijpen is er dan zeker.

Je kunt het immers zelf sneller corrigeren.

Maar als ik iedere afwijking zelf corrigeer, leert de leerling uiteindelijk vooral één ding:

Dat de instructeur het wel oplost.

En daar heeft hij niet zoveel aan op het moment dat hij alleen in het vliegtuig zit.

Dus soms moet je als instructeur bewust even je handen thuishouden.

Natuurlijk binnen veilige grenzen.

Laat iemand zelf zien wat er gebeurt. Laat hem nadenken. Laat hem corrigeren.

Dat vind ik een mooie parallel met leidinggeven.

Je hoeft niet te laten zien hoe goed jij het kunt.

Je moet ervoor zorgen dat de ander het uiteindelijk zonder jou kan.

Mijn deur blijft gewoon open

Begrijp me niet verkeerd.

Mijn deur mag nog steeds openstaan.

Ik vind het belangrijk dat mensen binnenlopen als er iets speelt.

Alleen probeer ik niet meer automatisch ieder probleem dat door die deur naar binnen komt, ook van mij te maken.

Misschien is dat wel de kern.

Aviate: niet direct reageren.

Navigate: bedenken waar je met iemand naartoe wilt.

Communicate: niet automatisch het antwoord geven, maar het gesprek aangaan.

Reflect: achteraf ook naar je eigen aandeel durven kijken.

Probeer dit deze week eens

De volgende keer dat iemand bij je komt met:

“Wat moet ik hiermee doen?”

Geef niet meteen antwoord.

Vraag:

“Wat zou jij doen als ik er vandaag niet was?”

En wees daarna even stil.

Luister naar het antwoord.

Misschien blijkt dat je medewerker jouw oplossing helemaal niet nodig heeft.

Alleen jouw vertrouwen.

Probeer het eens. Ik ben benieuwd wat er gebeurt.

Van Os Coaching
Leiderschap onder druk

Aviate • Navigate • Communicate • Reflect